Trimiterea online a unui comunicat de presă pare, la prima vedere, o sarcină destul de uşoară. Cu toate acestea, dat fiind că greşelile se întâlnesc încă în mod frecvent, am considerat utilă o scurtă prezentare a celor mai des întâlnite erori în trimiterea de comunicate de presă prin intermediul email-ului. Iată-le:
1. Expeditorul şi subiectul
Imaginaţi-vă o căsuţă email plină cu mailuri cu subiectul Comunicat de presă (cu variatii precum În atentia presei, Anunţ de presă, Comunicat, Comunicat 8 ianuarie, Important sau chiar… no subject) şi trimise de Biroul de presă, Relaţii cu publicul, Serviciul clienţi (sic!), Presă, Mass-media… Adăugaţi acestei imagini un jurnalist care preferă afişajul tradiţional al căsuţei de mail şi care are nevoie urgentă de un anume comunicat trimis cu o zi înainte, considerat iniţial neinteresant, dar care ar putea „plomba” un gol apărut în ultimul minut. Credeţi că-l va găsi în timp util? Sau, pentru varietate, un jurnalist uşor plictisit, care tocmai a mai deschis cinci Comunicate de presă primite de la cinci Birouri de presă. Credeţi că-l va mai deschide şi pe-al şaselea?
Mai multe exemple de asemenea greşeli, precum şi variante recomandate, aici.
2. Ataşamente
În această categorie sunt incluse ataşamente de mulţi mega trimise pe adrese cu capacitate limitată de stocare sau de pe calculatoare cu conexiune proastă şi care ajung tardiv la destinatar; comunicate de presă trimise în format PDF de pe care jurnalistul nu poate da acel “copy paste” ideal expeditorului; ataşamente trimise în formate pe care calculatorul jurnalistului nu le poate deschide – atenţie, aici intră şi docx! Credeţi că o calitate impecabilă a unei fotografii care nu transmite nici un mesaj îi creşte şansele de publicare?
3. Diacriticele din corpul mailului
Dacă textul unui comunicat se trimite (şi) în corpul mailului şi este scris cu diacritice, unii destinatari se trezesc cu o înşiruire de virgule şi paranteze, dintre care textul nu mai este lizibil. Credeţi că se va chinui cineva să descifreze ce e dincolo de semnele neinteligibile?
4. Anunţarea comunicatului cu link
Şansele ca un jurnalist să deschidă un comunicat de presă sunt mai mari decât cele ca el să acceseze un link pentru a vedea comunicatul respectiv. O puteţi considera chiar o chestiune de orgoliu.
Lista rămîne deschisă.
(Sursă foto: conscom.ro)
Bune observatii, de altfel, la frecventa aparitiei acestor fenomene, mai ales in cazul institutiilor mici, ar putea punele bazele unui training, cu titlul ca si-asa nu le citeste nimeni. Oricum, problemele apar si la offline cu aceeasi frecventa, nici o problema aici . Keep up the good work!
Foarte de acord. In transmiterea unui comunicat de presa cel mai important element e captarea interesului destinatarului. Altfel intregul proces e o pierdere de vreme. Desi lucrurile mentionate de tine par niste probleme superficiale, au efecte negative majore.
Asa ca oamnii de PR ar face bine sa ia aminte.
Ma intreb oare cum de aceste persoane au ajuns in pozitii de “birou de presa” fara sa aiba cea mai mica cunostinta de cauza asupra modului de scriere a unui comunicat de presa. Pe bune, chiar nu inteleg. Pe de alta parte, sunt multe lucruri care se fac doar pentru ca “da bine” sau pentru ca “asa se cuvine”.
Caz similar, alta industrie: promotionale. Este targ? Dam vizitatorilor tricouri, brelocuri, pixuri si brichete, caci sunt utile oricui, deci n-au de ce sa fie aruncate.
Probabil asa gandesc si “piarii”: dam comunicat la toata lumea, ca nu are cum sa strice. Fix nu!
@Andreea Oprea: asemenea lucruri se invata de obicei “din mers”, dar asta presupune sa te si intereseze. sa te pui in locul celui caruia i te adresezi si sa-ti potrivesti mesajul pentru el (ca forma si continut).
in ceea ce priveste comunicatul de presa (si promotionalele) date ca “da bine”, din pacate constituie o practica raspindita – cel putin in provincie. daca mergi cu o campanie de promovare la un client si nu ai pus si comunicat de presa (ba, de multe ori, vor conferinta de presa!), te priveste de sus, zice ca nu te pricepi si alege ofera nepersonalizata a concurentei (ca “da” mai bine PPT-ul). nu vreau sa generalizez, dar se intimpla si asemenea lucruri. si asa ajung casutele de mail ale jurnalistilor sa se umple de non-subiecte.